Projektmanagement-Seminar in Scuol | Studierende werden zu Berater:innen

25 Studierende aus der Studiengruppe BBC-B18, die im 8. Semester – dem Abschlusssemester – des Bachelors Business Communications sind, verbrachten anfangs April knapp eine Woche im Unterengadin. Genauer gesagt in Scuol im Hotel Belvair, das zur bekannten Belvedere Hotelgruppe gehört. Während drei Tagen hatten die Studierenden im Rahmen des Projektmanagement-Seminars Zeit, ein Kommunikationskonzept für die GVZ Gebäudeversicherung Kanton Zürich zu erarbeiteten, dieses Konzept am dritten Tag einzureichen und am vierten Tag dem Auftraggeber zu präsentieren.

Vorbereitung: Tag 0

Rund einen Monat vor der Projektmanagement-Seminar-Woche erhielten die Studierenden die ersten Informationen zum Auftraggeber – nicht aber zum genauen Auftrag – und wurden in vier Gruppen aufgeteilt. Dies nach dem Zufallsprinzip: Ganz traditionell wurden die Gruppen ausgelost. Anschliessend galt es, sich als Gruppe zu finden, zu formen, sich einen Gruppennamen zu geben und vor allem die einzelnen Rollen zu verteilen: Team-Leader:in, Organisator:in, Strateg:in, Grafiker:in, Berater:in etc.

Von der Idee zum Konzept

Dienstag, 5. April 2022: Punkt 10.00 Uhr wurde der Living Case für die Studierenden online aufgeschaltet. Von da an hatten die Gruppen knapp drei Tage Zeit, den Case zu bearbeiten. Das heisst, nachdem sie in Scuol eintrafen, vom Seminarleiter Urs Dürsteler begrüsst und durch das Hotel geführt wurden, hiess es, sich einzurichten und die Gruppenräume in Beschlag zu nehmen. Es wurde recherchiert, erste Ideen entworfen, Zeitpläne erstellt und bereits heiss diskutiert. Eine erste provisorische Prozess-Dokumentation musste schon am ersten Abend abgegeben werden.

Sowohl am ersten wie auch am zweiten Tag hatten die Studierenden die Möglichkeit, sich für jeweils eine Stunde mit Martin Kull, Leiter Versicherung bei der GVZ und verantwortlich für den Living Case, auszutauschen, um offene Fragen zu klären. Der zweite Tag stand aber vorwiegend im Zeichen des Konkretisierens. Urs Dürsteler, der Seminarleiter, forderte die Studierenden auf, ihre Ideen nochmals zu hinterfragen und zu konkretisieren. Wie der Seminarleiter die Studierenden während dieser Zeit erlebte und welchen Mehrwert er für den Auftraggeber sieht, erzählte er uns in einer ruhigen Minute in der Hotel-Lobby:

Am Tag 2 fanden bei den ersten Gruppen die Gruppenausflüge statt (ja, die Gruppen mussten während des intensiven Erarbeitungsprozesses einen Ausflug planen, um Abstand von der Aufgabenstellung zu gewinnen). Eine Gruppe nutze diesen Ausflug, um mehr über die Geschichte von Schellen-Ursli zu erfahren und besuchte deshalb das nahegelegene Dorf Guarda.

Die Gruppe «Püf» auf ihrem Ausflug in Guarda: Sie wollten mehr über die Geschichte von Schellen-Ursli erfahren.

Der Endspurt

Am dritten Tag befanden sich alle Gruppen im Endspurt. In den Gruppenräumen finalisierten die angehenden Bachelor Business Communications-Absolvierenden ihre Konzepte, bevor sie sie um 22 Uhr final einreichten. Danach liessen es sich die Studierenden nicht nehmen, nach dem Nachtessen bei Bier und Wein gemeinsam mit Martin Kull und Urs Dürsteler auf die eingereichten Konzepte anzustossen. Das Durchschnaufen war aber von kurzer Dauer: In der Nacht von Donnerstag auf Freitag mussten die Gruppen noch ihre Präsentationen vorbereiten.

Der perfekte Auftritt

Am Freitag, am letzten Tag des Seminars, stand das grosse Finale auf dem Programm. Vier Gruppen, vier eingereichte Konzepte, vier unterschiedliche Präsentationen: Die Gruppen brillierten und der Auftraggeber Martin Kull war sichtlich erfreut, wie er uns im anschliessenden Interview erzählte. Eine Gruppe überzeugte den Auftraggeber mit ihrer Präsentation ganz besonders, sodass sie ihr Konzept einige Woche nach dem Seminar gar der Geschäftsleitung der GVZ und weiteren Interessierten präsentieren durften (dazu unten mehr).

Ein krönender Abschluss

Das Projektmanagement-Seminar für Studierende aus dem Bachelor Business Communications und Bachelor Wirtschaftsinformatik ist seit Jahren fester Bestandteil des Curriculums. Für viele Studierende ist es gar das Highlight des letzten Semesters. Dabei geht es nicht nur um den krönenden Abschluss eines vierjährigen Studiums, sondern eben auch nochmals darum, das angeeignete Wissen und Know-how bei einem realen Case anzuwenden, wie uns Studentin Raina Moser, Junior Content Specialist bei Newsroom Communication, erzählte:

Die Projektmanagement-Seminar-Woche in Scuol war extrem lehrreich. Es waren intensive Tage, in denen wir nicht nur gelernt haben, wie man innert kürzester Zeit ein Konzept erarbeitet, sondern auch, was richtige Teamarbeit bedeutet – und was sie ausmacht

Wie unsere beiden Studierenden aus dem Bachelor Podcast Rebekka Egloff und Dominic Wetzel das Projektseminar erlebten, erzählen sie übrigens in der neuesten Podcast-Folge von «HWZ on Air: Bachelor Insides»:

Interview mit Auftraggeber Martin Kull, Leiter Versicherung bei der GVZ: «Es ist bereichernd, mit den Studierenden zusammenzuarbeiten»

Martin Kull, Studierende aus dem Bachelor Business Communications erarbeiteten in Gruppen während des dreitägigen Projektmanagement-Seminars ein Kommunikationskonzept für die GVZ, dies aufgeteilt in Gruppen. Wie zufrieden sind Sie mit den Ergebnissen?

Sehr zufrieden. Vier Gruppen, vier unterschiedliche und spannende Konzepte. Ich freue mich sehr über die Ergebnisse, die nach drei sehr intensiven Tagen eingereicht wurden.

Die ersten Informationen über den Auftraggeber erhielten die Studierenden einige Wochen vor dem Projektmanagement-Seminar, den genauen Projektauftrag am ersten Tag des Seminars. Von da an hatten die Gruppen knapp drei Tage Zeit, eine Kommunikationsstrategie zu erarbeiten, die als Basis für die Entwicklung eines Kundenportals dient. Waren Sie während dieser Phase mit den Studierenden in Kontakt?

Ja. Obwohl jede Gruppe die Möglichkeit gehabt hätte, je eine Person zu den zwei vereinbarten Austausch-Terminen zu mir zu schicken, nahm lediglich ein Student am Austausch teil: Mike Gadient, der von der gesamten Studiengruppe als Hauptansprechpartner auserwählt wurde und nach dem Gespräch jeweils an die einzelnen Gruppen rapportierte. Ein schönes Beispiel, das zeigt: Auch wenn die Studierenden in einzelne Gruppen aufgeteilt wurden, unterstützten sie sich während dieser Projektwoche gegenseitig.

Nachdem die Konzepte am Abend des 3. Tages eingereicht wurden, standen am 4. und letzten Tag die Präsentationen an. Wie erlebten Sie dabei die Studierenden?

Die Präsentationen zeigten, wie gut die einzelnen Gruppen harmonierten. Zudem war klar zu sehen, dass die Rollen innerhalb der Teams im Vorfeld sehr gut verteilt wurden. Das heisst vom Organisator zum Strategen eben bis hin zur Präsentatorin bzw. zum Präsentator.

Was hat Sie besonders gefreut?

Wir sind uns bewusst, dass die GVZ nicht ganz so bekannt ist wie beispielsweise eine UBS. Umso mehr freut es mich, dass die Studierenden in der Lage waren, aufgrund öffentlich zugänglicher Kanäle und dank persönlicher Recherche Informationen über die GVZ zu beschaffen und in die Konzepte einfliessen zu lassen. Ebenso erfreulich war, dass wir nach dem Seminar sehr viel positives Feedback von den einzelnen Studentinnen und Studenten bezüglich Aufgabenstellung und Zusammenarbeit erhielten.

Wie sieht das weitere Vorgehen aus: Wird nun eines der Konzepte als Ganzes übernommen oder allenfalls einzelne Teile von verschiedenen Konzepten?

Es ist so, dass die Konzeptarbeit der Studierenden ein sehr aktuelles GVZ-Projekt betrifft. Das heisst, wir befinden uns effektiv in der Entwicklung des Kundenportals. Einzelne Inputs von den Studierenden fliessen deshalb direkt in unsere Projektarbeit ein.

Es ist nicht das erste Projekt, das die GVZ in Zusammenarbeit mit Studierenden der HWZ durchführte. Weshalb setzen Sie erneut auf das Know-how der HWZ-Studierenden?

Es ist mittlerweile das vierte Mal, dass wir auf eine Zusammenarbeit mit der HWZ und ihren Studierenden setzen – dies vor allem aufgrund der durchwegs positiven Erfahrungen. Auch wenn der Aufwand unsererseits nicht zu unterschätzen ist, ist es immer wieder bereichernd, mit den Studierenden zusammenzuarbeiten.