Von der Papierplanung zur Schlüsselrolle: Heidi Koch und die Kunst der Raumplanung an der HWZ

Dieser Artikel ist Teil der Content-Reihe zum 40-Jahre-Jubiläum der HWZ. Wir möchten damit die Vielfalt an Geschichten aus unserer Hochschule aufzeigen sowie welche Themen und Personen die HWZ prägen bzw. geprägt haben.

Heidi, du bist seit über 15 Jahren ein Teil der HWZ und bist zuständig für die Planung von Stundenplänen und Raumbelegung. Welches Gefühl kommt dir als Erstes in den Sinn, wenn du an deinen ersten Tag 2009 zurückdenkst?

Vorfreude, aber auch Respekt vor dem Neuen. Ich war zuvor in einem Kleinstpensum angestellt gewesen und musste auf 100 % Arbeitstätigkeit aufstocken, weil es damals nicht erlaubt war, Teilzeit im Sekretariat zu arbeiten. Dieser Übergang war anstrengend und in der Anfangszeit war ich abends sehr erschöpft.

Du hast im Bachelor-Sekretariat gestartet. Wie sah dein Alltag damals aus und was hat dich an dieser Zeit geprägt?

Das Bachelor-Sekretariat war sehr bürokratisch und hierarchisch organisiert mit einer Leiterin, die unser Kommen und Gehen akribisch notiert hat. Ich war zuständig für studiengangsübergreifende Arbeiten, wie die Organisation von Veranstaltungen, Seminaren und Spezialkursen sowie für den Dozierendenservice. Im generalstabsmässig organisierten Turnus hatten wir Empfangsdienst. Dazumal kamen viele Studierende ins Sekretariat. Heute reichen die Studis ihre Unterlagen im Study-Hub ein und wir sehen sie nur noch selten.

Ein Highlight war für mich die jährliche Ringvorlesung. Eine bekannte Persönlichkeit aus der Wirtschaft hielt eine Rede und alle kamen in Abendgarderobe. Danach wurde bei der Happy-Hour ausgelassen gefeiert.

Wie hast du den Übergang zur Stunden- und Raumplanung erlebt?

Nach zwei Jahren suchte ich eine neue Herausforderung. Dienst nach Vorschrift ist nicht meine Bestimmung. Zufälligerweise ergab es sich, dass Martin Aerni bei der Planung der Stundenpläne für die Bachelorstudiengänge Unterstützung benötigte, und ich wechselte in sein Team.

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  Bachelor Betriebsökonomie HWZ

  Start September & März

  Duration 8 Semester
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  Bachelor Business Communications HWZ

  Start September

  Duration 8 Semester
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  Bachelor Business Psychology HWZ

  Start September

  Duration 8 Semester
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  Bachelor Digital Business & AI HWZ

  Start September

  Duration 8 Semester

Die Dozierenden waren mir bekannt von der Arbeit im Sekretariat, daher musste ich mich «nur» ins Handwerk der Stundenplanung einarbeiten. Das gelang mir sehr schnell, sodass ich bald die gesamte Planung übernommen habe. Wir hatten damals noch kein Planungstool und so habe ich die Studiengruppen auf dem Papier geplant und anschliessend alles ins System übertragen. Meine wichtigsten Arbeitswerkzeuge waren Bleistift und Gummi. Heute geht das um einiges einfacher, wenn zwei Mal im Jahr der Stundenplan für die 20-25 Studiengruppen mit ca. 130 Dozierenden geplant werden müssen.

Die Übernahme der Raumplanung hat sich ergeben, weil ich im Planungsprozess zuletzt an der Reihe bin, um Räume für unsere Bachelor-Studiengänge zu buchen. Und wer zuletzt kommt, muss schauen, was noch übrigbleibt. Im Laufe der Jahre hat es sich ergeben, dass auch Mitarbeitende sich bei mir für Raumbuchungen meldeten. So wurde ich eher beiläufig dafür zuständig. Ausserdem darf ich mich auch um die externe Raumvermietung kümmern.

Du hast dich bewusst für diese neue Rolle entschieden. Was hat dich innerlich angetrieben, etwas Neues zu wagen?

Ich wusste, dass die Stundenplanung etwas für mich ist, weil ich Knobelspiele liebe! Es ist jedes Mal eine Herausforderung, das Runde in das Eckige zu platzieren.

Wie hat sich dein Arbeitsalltag verändert, als du die Verantwortung für die Stundenplanung übernommen hast und was war anfangs die grösste Herausforderung?

Sobald ich alle Informationen erhalten habe, kann ich selbständig meine Arbeit erledigen und habe «lediglich» den Druck, zu einem bestimmten Zeitpunkt den Stundenplan aufzuschalten. Ich darf mitentscheiden, welche Dozierenden eingesetzt werden und mithelfen bei der Einstellung neuer Dozierenden. Im Laufe der Zeit habe ich mehr Kompetenzen und Vertrauen erhalten.

Die Planung bleibt immer spannend, weil ich bis zum Schluss einer Planungsrunde nicht weiss, ob alles aufgeht. Falls ich nochmals von vorne beginnen muss, lautet die entscheidende Frage: «Wie kann ich es dieses Mal besser machen?» Mit der Zeit kommt zwar die Routine, aber einfacher wird es trotzdem nicht. Wir passen ständig unsere Studiengänge am Puls der Zeit an, somit wird es nie langweilig.

Raumplanung klingt nach Organisation, aber eigentlich beeinflusst sie das gesamte Studienerlebnis. Wann merkst du: «Jetzt hat meine Arbeit wirklich Wirkung»?

Bei der Raumplanung können Fehler passieren und das kann unangenehme Konsequenzen haben. Sobald spätestens um 9 Uhr alle Studierenden und externe Kunden ihre Räume gefunden haben, kann ich aufatmen.

Das Schöne an der Raumplanung ist, dass ich mit fast allen Mitarbeitenden der HWZ zu tun habe. Ich erhalte so einen Einblick in die Arbeit vieler Abteilungen und kann mir Wissen aneignen, das schliesslich allen zugutekommt.

Somit sehe ich die Wirkung meiner Arbeit tagtäglich.

Die HWZ ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Wo spürst du dieses Wachstum am deutlichsten?

Ich sehe das Wachstum an der Raumauslastung und an der Anzahl neuer Mitarbeitenden. Viele wenden sich an mich, weil es sich herumgesprochen hat, dass ich eine Anlaufstelle für verschiedenste Anliegen bin. Das gefällt mir und ich helfe meinen Kolleg:innen gern weiter.

Du bist seit über 15 Jahren Teil der HWZ. Was macht diese Hochschule für dich besonders?

Mir gefällt das Konzept der berufsbegleitenden Hochschule, weil unsere Studierenden mitten im (Arbeits-) Leben stehen. Vier Jahre Studium berufsbegleitend ist eine herausragende Leistung. Ich versuche daher unsere Studierenden zu unterstützen, indem ich möglichst studierendenfreundliche Stundenpläne erstelle.

Wenn du an die Zukunft denkst: Wofür sollte die HWZ auch künftig bekannt sein?

Ich hoffe, dass die HWZ weiterhin am Puls der Arbeitswelt bleibt und Trends früher als andere Hochschulen erkennt, um praxisnahe Studiengänge anzubieten.